Ważne spotkanie biznesowe wymaga nie tylko odpowiedniego przygotowania merytorycznego, ale również właściwej oprawy. Najczęściej przygotowujemy się do niego już na kilka dni, a nawet tygodni wcześniej, analizując dokumenty czy formułując pytania. Warto zwrócić uwagę także na miejsce, w którym odbędzie się rozmowa. Gdzie zorganizować ważne spotkanie biznesowe?
Warunki do rozmów i negocjacji
Spotkania biznesowe najczęściej opierają się na szczegółowej rozmowie, która może dotyczyć przedstawienia oferty firmy, zmiany warunków współpracy czy sfinalizowania umowy. Nierzadko uczestniczą w nich więcej, niż dwie osoby. Mogą również mieć miejsce swego rodzaju negocjacje, które – choć pozwalają uzyskać wiele korzyści – są bardzo stresujące. Dlatego też należy zadbać o to, aby w miejscu, w którym odbywa się spotkanie biznesowe, panowały odpowiednie warunki do rozmowy. Nie warto więc wybierać zatłoczonych kawiarni czy restauracji, nawet jeśli mamy możliwość zarezerwowania sali wyłącznie dla siebie. Jeśli bowiem spotkanie odbywa się w godzinach biznesowych, to możemy mieć pewność, że z lokalu korzystać będzie wiele osób. Zgiełk, pomruki i dochodzące zza ściany odgłosy nie sprzyjają spokojnej rozmowie. Czasami spotkanie biznesowe odbywają się w siedzibie jednej ze stron, jednak nie zawsze będzie to najlepszym rozwiązaniem. Powoli odchodzi się od zwyczaju „goszczenia” u siebie kontrahentów, bowiem mogą oni poczuć poczuć swego rodzaju przewagę drugiej strony. Powszechnie wiadomo, że każdy czuje się najpewniej na gruncie, jaki dobrze zna.
Na co zwrócić uwagę, organizując spotkanie biznesowe?
Organizacja spotkania biznesowego to spore wyzwanie logistyczne. Wszystko dlatego, że musimy zadbać nie tylko o odpowiednie warunki, ale również o sprzęt, taki jak na przykład projektor, tablica magnetyczna czy komputer, za pomocą którego będzie można wyświetlić na przykład prezentację. Dobrze mieć również dostęp do urządzeń, dzięki którym będzie można w krótkim czasie coś wydrukować bądź zeskanować. Nigdy bowiem nie mamy pewności, jak dokładnie potoczy się spotkanie biznesowe i czego będzie od nas oczekiwał klient. Lepiej więc przygotować większą ilość sprzętu, niż później w popłochu poszukiwać najlepszego wyjścia z problematycznej sytuacji.
Gdzie zorganizować ważne spotkanie biznesowe?
Wielu przedsiębiorców z pewnością zastanawia się, czy istnieje idealne miejsce na spotkanie biznesowe? Okazuje się, że doskonałym rozwiązaniem będzie zarezerwowanie sali w hotelu, w którym zapewnimy sobie optymalne warunki do prowadzenia nawet trudnych negocjacji. Oczywiście, wybrany przez nas hotel musi dysponować odpowiednim zapleczem, a więc posiadać wydzieloną strefę biznesową, w której można w spokoju i ciszy odbyć rozmowę. Doskonały warunki zapewnia nam hotel Dębica, w którym na co dzień wypoczywają goście, lecz może on również posłużyć przedsiębiorcom, na przykład do organizowania ważnych spotkań biznesowych. Warto mieć na uwadze, że w hotelu mamy dostęp nie tylko do nowoczesnego sprzętu, dzięki któremu rozmowa z partnerem biznesowym staje się o wiele prostsza, ale również do restauracji, w której możemy zjeść zimne przekąski bądź ciepły obiad. Dodatkowo, na każde spotkanie dostarczone zostają napoje zimne oraz gorące. W razie potrzeby istnieje również możliwość wynajęcia pokoi hotelowych, w których można odpocząć po trudnym i wymagającym spotkaniu z kontrahentem. Zadbajmy nie tylko o komfort naszego rozmówcy, ale również o nasz własny, dzięki czemu o wiele łatwiej będzie nam odbywać nawet bardzo problematyczne spotkania biznesowe.
